辦公室行政管理培訓(xùn)班

作為辦公室綜合管理人員，公文寫(xiě)作、溝通協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)安排，接待賓客等幾乎每天都要面對(duì)這些工作，事無(wú)巨細(xì)，頭緒繁多，要么被湮沒(méi)在文山會(huì)海中，要么疲于在各部門(mén)、各領(lǐng)導(dǎo)間協(xié)調(diào)溝通，要么強(qiáng)作笑顏商務(wù)應(yīng)酬，這些煩惱何時(shí)了？

有沒(méi)有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷徑讓我們的工作有序、有趣、有效？

為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，圍繞寫(xiě)作、禮儀、溝通、會(huì)務(wù)等方面展開(kāi)，提供具體方法和工具落地。通 過(guò)集中訓(xùn)練，學(xué)會(huì)從雜、亂、累中解放出來(lái)，全方位提升行政管理人員的職業(yè)化認(rèn)知水平和實(shí)操能力，快速實(shí)現(xiàn)“小白”到“專 家”的華麗轉(zhuǎn)身。

第 一 講：精益求精——公文寫(xiě)作語(yǔ)言要求與審核修改

一、 公文語(yǔ)言的七個(gè)要求

1. 準(zhǔn)確——避免歧義或褒貶失當(dāng)

2. 嚴(yán)謹(jǐn)——避免用詞*偏激

3. 莊重——“六個(gè)”不能用

4. 簡(jiǎn)明——篇幅句子語(yǔ)言精煉要求

5. 平實(shí)——避免夸張修辭故弄玄虛

6. 得體——上達(dá)意中說(shuō)理下通情

7. 創(chuàng)新—— “新瓶“如何裝”舊酒”

案例：毛主席關(guān)于建立報(bào)告制度

二、 文不厭改

1.公文審核四字真言：審、核、究、改

2. 公文修改三個(gè)維度

常見(jiàn)錯(cuò)誤例析：易混詞、錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字、語(yǔ)法

知識(shí)拓展：常見(jiàn)法定計(jì)量單位，漢語(yǔ)數(shù)字及阿拉伯?dāng)?shù)字用法

第二講：精準(zhǔn)有序——公文處理規(guī)范

一、 公文處理的概念

1. 公文處理的內(nèi)容

2. 公文處理的性質(zhì)

3. 公文處理的三階段

二、 公文處理的原則

1. 公文處理的原則：實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效

2. 公文處理的要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密

3. 公文處理的時(shí)限：一般件與復(fù)雜件，平件與急件

4. 公文處理的主要環(huán)節(jié)

三、 收文處理的一般過(guò)程

1. 公文的收受與分流

（1）簽收

（2）外收文登記

（3）啟封

（4）內(nèi)收文登記

（5）分辦

（6）摘編

2.收文審核要求

（1）三大要求

（2）四個(gè)重點(diǎn)

3.辦理收文

1) 登記錄入

2) 受理審核

3) 退文處理

4) 公文分辦

5) 公文擬辦

4.“辦件”簽字意見(jiàn)規(guī)范

1) 對(duì)貫徹落實(shí)事項(xiàng)的上級(jí)文件

2) 請(qǐng)示性公文

3) 平行文

4) 對(duì)征求意見(jiàn)轉(zhuǎn)回來(lái)的文件

5) 常用結(jié)尾用語(yǔ)

6) 常用遞送用語(yǔ)

7) 常用期請(qǐng)用語(yǔ)

8) 常用批轉(zhuǎn)用語(yǔ)

9) 辦公室擬辦意見(jiàn)簽字規(guī)范

10) 主辦單位負(fù)責(zé)人簽字意見(jiàn)規(guī)范

11) 主辦人簽字意見(jiàn)規(guī)范

12) 協(xié)辦單位負(fù)責(zé)人簽字意見(jiàn)規(guī)范

13) 協(xié)辦人簽字意見(jiàn)規(guī)范

●擬辦處理注意事項(xiàng)

●決策批示簽字藝術(shù)經(jīng)典10例

●擬辦意見(jiàn)和領(lǐng)導(dǎo)批示常用語(yǔ)使用的區(qū)別

●“四個(gè)分清”

5.“閱件”簽字意見(jiàn)規(guī)范

1) 辦公室擬辦意見(jiàn)規(guī)范

2) 其他單位簽字意見(jiàn)規(guī)范

6.收文審批流程

1) 擬辦公文整理

2) 程序送審

7.收文的組織傳遞

（1）組織傳閱

（2）催辦

（3）查辦

8.處置辦畢公文

（1）立卷歸檔

（2）清tui

（3）暫存

（4）銷毀

四、發(fā)文處理的一般過(guò)程

1. 制發(fā)程序

2. 草擬審核

1) 內(nèi)容

2) 行文

3) 文字

4) 格式

5) 文種

常見(jiàn)公文錯(cuò)誤例析

第三講：操之在我——三階段高效會(huì)務(wù)管理

一、 會(huì)議管理的基本概念

1. 會(huì)議管理的概念

1) 是管理方式——公眾的、見(jiàn)證的、議事的（官方?jīng)Q定）

2) 是履職配套——報(bào)表、報(bào)告、匯報(bào)、公文（成套體系）

3) 涉管控全程——調(diào)研、研討、宣貫、協(xié)調(diào)、檢查、表彰

2. 會(huì)務(wù)分類（常見(jiàn)會(huì)議的類型）

1) 交流 ● 以會(huì)商

2) 溝通 ● 以決議

3.會(huì)議的目的

4.會(huì)議效率低下的原因

1) 會(huì)議主題——必要/成熟/可行

2) 參會(huì)人員——確保理性商議

3) 議題交流——準(zhǔn)備充分

4）成功會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)

案例：《羅伯特議事規(guī)則》十二條

5.會(huì)議管理的基本要素

二、會(huì)前：準(zhǔn)備細(xì)密

（一）策劃

1.好會(huì)議是策劃出來(lái)的

（1）定議題

（2）定分工

（3）定方案

〔案例分析〕怎樣讓會(huì)議通知和議程更準(zhǔn)確？

2.會(huì)議策劃的三原則

〔工具分享與運(yùn)用〕高效會(huì)議策劃

（二）通知

1. 關(guān)系者參加

2. 誰(shuí)主事誰(shuí)來(lái)

3. 誰(shuí)知道誰(shuí)說(shuō)

（三）備料

〔工具分享與運(yùn)用〕會(huì)議準(zhǔn)備之“蓮花寶典“

（四）布場(chǎng)

會(huì)議布場(chǎng)時(shí)經(jīng)常會(huì)忽略的細(xì)節(jié)

1. 布場(chǎng)地

2. 布講臺(tái)

3. 布座位

4. 主席臺(tái)

〔案例分析〕細(xì)節(jié)決定成敗

三、會(huì)中：合理控制

（一）關(guān)鍵事項(xiàng)

（二）時(shí)間安排

1. 興奮積累

2. 議題數(shù)量

3. 引導(dǎo)時(shí)間

4. 精力恢復(fù)

5. 插題費(fèi)時(shí)

6. 會(huì)議時(shí)長(zhǎng)

（三）四種角色的職責(zé)：主持人，記錄人，與會(huì)者，領(lǐng)導(dǎo)

1. 與會(huì)者責(zé)任

2. 記錄者

1) 記錄要領(lǐng)

2) 速記方法

（四）會(huì)議結(jié)束

1. 達(dá)到目標(biāo)——結(jié)束

2. 達(dá)到時(shí)限——中止

3. 緊急情況——中斷

四、會(huì)后：跟進(jìn)到位

（一）公布決議

（二）跟進(jìn)督辦

1.計(jì)劃督導(dǎo)法

工具：重點(diǎn)工作督辦表

2.工作銷項(xiàng)法

（三）改善提升

五、培訓(xùn)主動(dòng)工作的職業(yè)素養(yǎng)

1. 學(xué)會(huì)正確的時(shí)間管理

2. “工作日志”是提升效率的法寶

3. 積極主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的八個(gè)建議

4. 向上溝通的五個(gè)準(zhǔn)備及四個(gè)要領(lǐng)

第四講：禮行天下——會(huì)務(wù)接待

一、 職業(yè)形象

1. 著裝六戒

2. 儀態(tài)禮儀

二、 接待禮儀

1. 引導(dǎo)禮儀

2. 介紹禮儀

3. 名片禮儀

4. 握手禮儀

5. 送別禮儀

6. 乘車(chē)禮儀

三、會(huì)議禮儀

1.會(huì)務(wù)茶水服務(wù)禮儀

1) 茶葉的準(zhǔn)備

2) 茶具的準(zhǔn)備

3) 個(gè)人衛(wèi)生的準(zhǔn)備

4) 倒茶禮儀

5) 會(huì)議服務(wù)茶水禮儀細(xì)節(jié)

2.會(huì)議禮儀服務(wù)流程

1）會(huì)議的籌備工作

●確定接待規(guī)格

●發(fā)放會(huì)議通知

●會(huì)場(chǎng)的選擇

●會(huì)場(chǎng)的布置

●會(huì)議資料的準(zhǔn)備

●接待人員提前入場(chǎng)

2）引導(dǎo)禮儀

●陪車(chē)引導(dǎo)

●陪同客人行進(jìn)的位次

●上下樓梯時(shí)

●國(guó)際展會(huì)時(shí)

3）會(huì)議服務(wù)禮儀

●例行服務(wù)

●餐飲安排

●現(xiàn)場(chǎng)記錄

●會(huì)議座次排定

●會(huì)議發(fā)言人的禮儀

●會(huì)議參加者禮儀