發(fā)布時間： 2017年03月20日
第四章 電子表格軟件在會計中的應用
【基本要求】
1.了解常用電子表格軟件的種類
2.了解電子表格軟件的主要功能
3.熟悉Exce1軟件的用戶界面
4.熟悉啟動與退出Exce1軟件的常用方法
5.熟悉Exce1文件管理的常用方法
6.熟悉Exce1圖表的插入方法
7.掌握數據輸入與編輯的常用方法
8.掌握Exce1的公式及其運用
9.掌握Exce1常用函數的使用
10.掌握數據清單的設計要求
11.掌握記錄單的使用方法
12.掌握Exce1的數據排序、篩選與分類匯總的方法
13.掌握數據透視表創(chuàng)建與設置的方法
【考試內容】
第四節(jié) 數據清單及其管理分析
一、數據清單的構建
(一)數據清單的概念
Exce1中，數據庫是通過數據清單或列表來實現的。
數據清單是一種包含一行列標題和多行數據，且每行同列數據的類型和格式完全相同的Exce1工作表。
數據清單中的列對應數據庫中的字段，列標志對應數據庫中的字段名稱，每一行對應數據庫中的一條記錄。
(二)構建數據清單的要求
為了使Exce1自動將數據清單當作數據庫，構建數據清單的要求主要有：
1.列標志應位于數據清單的第一行，用以查找和組織數據、創(chuàng)建報告。
2.同一列中各行數據項的類型和格式應當完全相同。
3.避免在數據清單中間放置空白的行或列，但需將數據清單和其他數據隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個數據清單。
二、記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱數據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數據清單中相關記錄的對話框。
(二)通過記錄單處理數據清單的記錄
1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點
通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數據處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。
2.“記錄單”對話框的打開
打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數據清單的列標志后，選中數據清單的任意一個單元格，點擊“數據”菜單中的“記錄單”命令。
Exce1 2013的數據功能區(qū)中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。
“記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數據清單中的相關數據，但無法直接在工作表的數據清單中進行相應的操作。
3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄
在數據錄入過程中，如果發(fā)現某個文本框中的數據錄入有誤，可將光標移入該文本框，直接進行修改;如果發(fā)現多個文本框中的數據錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數據錄入。
4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格
通過查詢，符合條件的記錄將分別出現在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應顯示記錄的次序數以及數據清單中記錄的總條數。這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內同時輸入相應的查詢條件即可。
5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄
查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。
6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄
記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。
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