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講師大咖面對(duì)面,有問有大收獲多。(七)體系文件編寫
體系文件包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件三個(gè)層次。
1.體系文件編寫的原則
職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系是系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化、程序化的管理體系,是遵循PDCA管理模式并以文件為支持的管理制度和管理辦法。
體系文件編寫和實(shí)施應(yīng)遵循以下原則:標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到、文件寫到的要做到、做到的要有有效記錄。
2.管理手冊(cè)的編寫
管理手冊(cè)是對(duì)組織整個(gè)管理體系的整體性描述,為體系的進(jìn)一步展開以及后續(xù)程序文件的制定提供了框架要求和原則規(guī)定,是管j里體系的綱領(lǐng)性文件。手冊(cè)可使組織的各級(jí)管理者明確體系概況,了解各部門的職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系,以便統(tǒng)一分工和協(xié)調(diào)管理。
管理手冊(cè)除了反映了組織管理體系需要解決的問題所在,也反映出了組織的管理思路和理念。同時(shí)也向組織內(nèi)外部人員提供了查詢所需文件和記錄的途徑,相當(dāng)于體系文件的索引。
其主要內(nèi)容包括:
(1)方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案;
(2)管理、運(yùn)行、審核和評(píng)審工作人員的主要職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系;
(3)關(guān)于程序文件的說明和查詢途徑;
(4)關(guān)于管理手冊(cè)的管理、評(píng)審和修訂工作的規(guī)定。
3.程序文件的編寫
程序文件的編寫應(yīng)符合以下要求:
(1)程序文件要針對(duì)需要編制程序文件體系的管理要素;
(2)程序文件的內(nèi)容可按“4WIH”的順序和內(nèi)容來編寫,即明確程序中管理要素由誰(shuí)做(who),什么時(shí)間做(when),在什么地點(diǎn)做(where),做什么(what),怎么做(how);
(3)程序文件一般格式可按照目的和適用范圍、引用的標(biāo)準(zhǔn)及文件、術(shù)語(yǔ)和定義、職責(zé)、工作程序、報(bào)告和記錄的格式以及相關(guān)文件等的順序來編寫。
4.作業(yè)文件的編制
作業(yè)文件是指管理手冊(cè)、程序文件之外的文件,一般包括作業(yè)指導(dǎo)書(操作規(guī)程)、管理規(guī)定、監(jiān)測(cè)活動(dòng)準(zhǔn)則及程序文件引用的表格。其編寫的內(nèi)容和格式與程序文件的要求基本相同。在編寫之前應(yīng)對(duì)原有的作業(yè)文件進(jìn)行清理,摘其有用,刪除無關(guān)。
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